Comment évaluer un fonds d’archives : quelques propositions.

C’est à l’occasion de plusieurs séances du groupe Archives privées du réseau Archives en musées que la question de l’évaluation des archives a été soulevée, régulièrement et sur deux registres distincts mais interrogeant la même capacité -la même légitimité ? – à fixer un prix. Le premier registre ressort de l’acquisition des archives, qu’il s’agisse de pièces isolées ou de fonds dans leur entier. Le second registre ressort de la nécessité de fixer une valeur d’assurance à des objets qui de par leur nature d’originaux uniques ne sont de toute façon pas remplaçables.

Cette question de l’évaluation des archives est à la fois récurrente dans notre quotidien et nos discussions de professionnels et peu présente dans la littérature professionnelle récente : si le numéro 216 (2009-4) de la Gazette des archives porte le titre Chiffrer et évaluer les archives, il s’attache surtout à des évaluations de coût en matière de politique publique des archives (collecte, conservation, bonne gestion des archives publiques, coût en cas de mauvaise pratique). Les archives privées ont elles fait l’objet d’un numéro 201 (2006-1) qui s’intéresse à leur importance historique (cf l’article de Christine Nougaret ; L’intérêt des archives privées pour l’histoire), de même que la collecte des archives avec le numéro 202 (2006-2) Autour de la collecte des archives  (lire notamment l’article de Vincent Doom L’évaluation scientifique des archives, principes ou stratégies). Cependant pour mettre un prix sur un document ou sur un fonds, pas de méthodologie, pas de référentiel disponible.

Au cours des séances qui ont donné lieu à l’élaboration du vademecum dédié aux Archives privées dans les musées (prochainement disponible), plusieurs pistes relevant de nos expériences avaient donc été abordées, il s’agit ici d’en établir une première synthèse qui porte :

  • sur l’évaluation scientifique du fonds
  • sur la connaissance du contexte du marché
  • sur l’analyse du fonds lui-même
  • sur le contexte de l’acquisition.

L’analyse scientifique du fonds

Comme indiqué ci-dessus, cet axe est celui qui a été le plus abordé dans la littérature chère aux archivistes. Cette analyse ne peut être que signalée ici, tant elle dépend d’abord du périmètre du musée concerné : missions et projet scientifique de l’établissement, nature des collections conservées, période d’étude qui détermine la rareté ou au contraire l’abondance de sources… cette connaissance est celle que se forge prioritairement l’archiviste qui prend ses fonctions dans un musée.

La connaissance des sources déjà disponibles est également fondamentale pour déterminer l’importance historique et scientifique d’un fonds d’archives : existe-t-il déjà des fonds d’archives sur le même sujet au sein de l’institution ? dans d’autres lieux de conservation ? ces fonds sont-ils accessibles, classés et dotés d’instruments de recherche ? de quelle manière le fonds dont l’acquisition est envisagée s’inscrit-il dans ce paysage ? Cette connaissance permettra aussi d’éviter une éventuelle dispersion, tant il est vrai que certains producteurs répartissent parfois leurs archives entre différents établissements patrimoniaux, dans une logique documentaire qui conduit à un éparpillement préjudiciable à la recherche. De ce point de vue certaines concurrences institutionnelles bien que préjudiciables sont parfois incontournables. On ne peut qu’inciter ici à user du réseau des archives pour tenter d’éviter cet éclatement contraire au principe de respect des fonds, ou du moins, si on ne peut l’éviter, à le pallier par la mise en place d’un programme commun de traitement, inventaire partagé par exemple.

Faire valoir ces critères de sélection doit permettre de positionner l’institution sur l’opportunité d’une acquisition. Il semble ainsi légitime et possible de refuser un fonds que nous considérons sans apport au plan scientifique et historique, en dehors de cas d’espèce évoqués plus bas. Mais cette question de la pertinence scientifique suggère aussi d’aller plus finement dans l’analyse : est-ce l’ensemble du fonds qui doit faire l’objet de l’acquisition ?  dans le cas d’une acquisition onéreuse, doit-on accepter de payer la valeur de la partie du fonds qui ne ressort pas du périmètre scientifique du musée ? est-il souhaitable de ne prendre que certaines parties du fonds ? et enfin, sujet tabou dans de nombreux cas : est-il envisageable de procéder à des échantillonnages ? Cette pratique courante en matière d’archives publiques, utilisée par les services d’archives précautionneusement sur des fonds privés tels les archives d’entreprises par exemple, semble à ce jour ne pas être employée sur des fonds privés dans les musées. Ne peut-on envisager des cas d’échantillonnage qualitatif, en liaison avec le producteur quand c’est possible, avec les autres scientifiques du musée dans tous les cas, pour déterminer ce qui serait à conserver et ce qui pourrait être abandonnée en toute connaissance de cause ?

La connaissance du contexte du marché

Une fois cette analyse réalisée, la question de la fixation du prix reste posée. Différentes composantes du marché interviennent à ce stade :

  • l’état du marché dans le domaine du musée concerné. Le musée qui s’intéresse à un artiste, un écrivain, un domaine technique suit les éventuelles possibilités d’acquisitions d’œuvres ou d’objets afférentes. Il est utile de connaître les acquisitions récentes et leur valeur pour aborder le fonds d’archives en situant son producteur ou les thématiques qu’il documente sur le marché ;
  • l’état du marché de l’autographe, de l’affiche, de la photographie documentaire. Comme tout marché, celui-ci connait des fluctuations, parfois liés à des évènements ou des acteurs spécifiques, tel le Musée des lettres et manuscrits par exemple. Si on examine le marché de l’affiche depuis 25 ans, les prix ont connu un réel essor dans les années 1990 mais sont revenus à des prix plus raisonnables ces dernières années. Certains artistes, mouvements, thèmes sont courus puis abandonnés, d’autres continuent à trouver acquéreurs à des prix élevés – on pense au marquis de Sade, à Antonin Artaud, à André Breton… là encore le contenu doit d’abord être pris en compte, bien que l’aspect esthétique conduise souvent à un enchérissement, notamment lors des ventes publiques. De la même façon être repéré comme possible porteur d’une autorisation de préemption a tendance à faire monter les prix dans les salles de vente…
  • il faut noter que la concurrence institutionnelle qui existe parfois est dommageable tant à la cohésion des fonds qu’à leur valorisation par les vendeurs. Prôner la collaboration et la vie du réseau des archives pèse parfois peu au regard des stratégies adoptées par nos établissements…

Les meilleurs outils en matière de prix restent les sites et catalogues des grandes maisons de vente : estimations avant la vente et prix d’adjudication permettent de fixer une valeur marchande, utile en cas de négociation avec un vendeur ou en cas de fixation d’une valeur d’assurance pour un document prêté par exemple. A noter le site associatif Bibliorare qui permet de prendre connaissance des prix d’adjudication pour les ventes importantes, quand les sites de maisons de vente exigent un abonnement payant. Cette veille sur les ventes publiques doit être complétée par la création d’un réseau de libraires et experts qui signaleront des pièces ou lots en leur possession mais aussi parfois des détenteurs de fonds plus conséquents. Enfin les premiers experts à solliciter restent les collègues qui parfois repèrent voir consultent des archives lors de visites et rencontres à des détenteurs d’œuvres intéressantes pour les collections.

Il devient fréquent que les détenteurs de fonds d’archives aient consulté un expert pour une évaluation du fonds proposé à l’acquisition, la valeur financière étant alors le plus souvent fixée à la pièce ou par petits lots. Disons-le une bonne fois : la valeur d’un fonds n’équivaut pas à l’addition de la valeur des pièces qui le constituent.Tout d’abord cette méthode postule que le fonds serait vendu dans sa totalité s’il était présenté ainsi à la pièce en vente publique. Cela méconnaît le principe selon lequel la rareté influe sur la valeur de chaque pièce, que l’arrivée d’un grand nombre de lots dans une vente à plutôt tendance à faire baisser les prix qu’à les faire monter, à l’exception de quelques personnalités hors du commun comme André Breton par exemple. Il est à noter qu’actuellement le marché est plutôt en repli et que de nombreux lots sont ainsi “ravalés” – ce qui permet, signalons-le, de négocier ensuite leur acquisition directement auprès du commissaire-priseur.

Il convient enfin de faire valoir d’autres arguments : la valeur symbolique de l’entrée dans les collections publiques françaises d’un fonds d’archives, l’ouverture à la recherche et la possibilité de voir initier des travaux universitaires voire des publications, la valorisation par la numérisation, l’exposition… sont autant d’éléments qui peuvent être intégrés dans la négociation du prix demandé par un vendeur.

L’analyse du fonds lui-même

En liaison avec l’analyse des contenus scientifiques et de l’apport historique du fonds, la prise de connaissance des archives dans leur matérialité doit constituer une étape décisive pour fixer un prix. Complétude, éparpillement ou lacunes doivent être considérés, de même que l’état de traitement du fonds : un fonds en vrac verra sa valeur minorée, un fonds entièrement classé voire doté d’un inventaire verra sa valeur majorée. Certains vendeurs font réaliser à leurs frais des classements et inventaires qui, à défaut de satisfaire notre goût pour la normalisation, constituent des atouts considérables, permettant parfois que le fonds soit quasi-immédiatement communicable à son arrivée. Enfin l’état matériel du fonds est essentiel : désinfection, dépoussiérage, restauration, conditionnement constituent des coûts importants, tant en fournitures qu’en temps de travail.

Si on peut considérer que ces coûts induits par l’acquisition d’un fonds sont inhérents à la bonne gestion des collections publiques, la consultation des catalogues de fournisseurs ou la consultation de devis par les prestataires démontrent, dans un contexte budgétaire contraint, que leur prise en compte mérite d’être intégrée dès la négociation. De même l’estimation nécessaire au temps de classement, de rédaction des notices, de conditionnement et de cotation, de numérisation doivent être clairement établie.

Enfin la pratique courante dans les musées consistant à repérer au sein des fonds certaines pièces remarquables destinées à rejoindre la collection des œuvres contribue à une appréciation souvent importante du fonds dans son ensemble, ou pire à l’extraction de ces pièces ensuite mises en vente de manière séparée. On ne peut qu’insister à nouveau sur la nécessité de respecter l’intégrité du fonds, la nature même des fonds d’archives se définissant quelque soit leur forme, leur date, leur support.

Le contexte de l’acquisition

Au fil des points précédents sont évoqués le vendeur d’une part, l’institution d’autre part. Il ne peut être omis ici d’aborder la question du contexte dans lequel se déroule l’acquisition du fonds d’archives. En effet dans la négociation, l’archiviste se trouve parfois confronté à des logiques d’acteurs sur lesquels il n’a que peu de prise : proximité scientifique, négociations en cours pour des entrées d’œuvres en collections ou pour un projet d’exposition, place du producteur ou de ses ayant-droits dans le domaine. Il n’est pas toujours possible de refuser une acquisition ou même une donation ou un legs :  “on ne peut pas rater le fonds A.”, “on ne refuse pas le legs B.”. Il arrive aussi qu’un fonds d’archives arrive avec des œuvres qui ont elles été évaluées, négociées etc… les archives sont alors transmises comme un bonus non refusable, quand bien même leur intérêt serait mineur ou leur état dramatiquement mauvais. Le dialogue entre professionnels doit tendre à atténuer ces situations et à obtenir que l’archiviste soit associé en amont de la négociation pour pouvoir statuer sur les archives quant son collègue statue lui sur les œuvres.

Bien entendu la stratégie globale de l’établissement est essentielle en la matière, selon que le musée intègre cet aspect dans son projet scientifique ou non, selon que le budget d’acquisition intègre les fonds d’archives ou non, selon le positionnement vis-à-vis d’autres établissements, selon enfin le marché lui-même. Consentir une valeur pour des archives comme pour des œuvres positionne les établissements sur le marché, il faut noter que la stratégie actuelle de certains grands établissements, non seulement étrangers (universités américaines par exemple) mais aussi français parfois, conduit désormais à une surévaluation des fonds que tous ne souhaitent pas favoriser.

Enfin il est parfois utile de s’accorder un peu de temps… les contraintes budgétaires nécessitent une prise de distance permettant une plus forte sélection des fonds, tant du point de vue des acquisitions que de leur traitement. Les effets du marché comme la concurrence entre institutions peuvent certes conduire à conclure rapidement une acquisition ; cependant répondre positivement à certaines offres ne permet pas toujours de construire, patiemment, des options plus lointaines, donations, legs et dation constituant des modes d’entrées tout aussi intéressants pour les collections publiques. Le temps passé à construire cette relation peut aussi s’avérer très rentable…

Synthèse rédigée par Stéphanie Rivoire, conservatrice des archives à la Bibliothèque Kandinsky, Musée national d’art moderne (Centre Pompidou).

Le groupe de travail consacrée aux archives privées a réuni : Catherine Adam-Sigas, Françoise Bérard, Sandra Boujot, Elisabeth Caude, Catherine Granger, Corinne Jouys-Barbelin, Stéphanie Rivoire.
La séance consacrée à l’évaluation des archives privées a réuni : Elise Barzun et Laurence Bartoletti (Les Arts décoratifs), Christine Laloue (musée de la musique), Germaine Chicaya (musée du Louvre), Clémentine Lemire (musée d’Orsay), Sylvie Gohel (musée Hébert), Sarah Frioux-Falgas (musée du Quai Branly), Audrey Clergeau (mission des Archives du ministère de la Culture et de la Communication), Stéphanie Rivoire (Centre Pompidou).


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