Les archives financières : retour sur la journée d’information du 24 novembre 2016 au ministère de l’Économie et des finances

La journée d’information a permis d’évoquer les enjeux liés à la constitution et à l’archivage des données financières. L’objectif de ce billet est de partager quelques-unes des questions et réflexions qui ont été abordées au cours de cette rencontre.

Archives financières : quelles sources pour la recherche ?

L’intervention de Tristan Picard (adjoint au chef du Département des études, de la prospective et des statistiques, ministère de la Culture et de la communication), intitulée Archiver pour comprendre : utiliser les données financières pour décrire les modèles d’activité des musées s’est attachée à souligner l’intérêt des archives financières pour l’étude économique des musées. Parmi les pistes de recherche évoquées, trois axes principaux ressortent. D’une part, la question du financement des musées : la répartition entre ressources propres et ressources publiques, la part des personnels dans les dépenses de fonctionnement, son évolution dans le temps et les éventuels changements radicaux, le rôle du mécénat. D’autre part, la structure de l’emploi dans les musées et la place de la sous-traitance. Enfin, la tarification des musées : comparaison entre établissements et évolutions dans le temps.

Pour effectuer ces études, quelques conditions préalables doivent être remplies : il faut des données fines sur une période longue, et comparables entre musées. Les archives du musée du Louvre, par exemple, permettent de suivre, à travers le bilan coûts et recettes des expositions temporaires de la RMN, l’évolution des coûts d’assurance. Un des écueils des études économiques est le coût de synthèse de l’information : ces études nécessitent des tableaux annuels, ainsi qu’une nomenclature standardisée pour effectuer des comparaisons entre musées. Enfin, l’intérêt ne se porte que sur les données des périodes plus récentes.

Le Département des études, de la prospective et des statistiques (DEPS) du ministère de la Culture et de la communication a inscrit dans son programme de travail l’étude du modèle économique des musées. Il souhaite adopter une approche transversale sur l’ensemble des musées, y compris ceux relevant des collectivités territoriales.

Comment décrire la fonction financière ?

Les travaux du groupe de travail « Outils pour l’archivage » ont abouti à la rédaction d’une fiche descriptive sur la fonction financière, dans le respect de la norme internationale pour la description des fonctions (ICA-ISDF). Cette fiche comprend un historique de la fonction financière, ainsi que les textes réglementaires qui la régissent. Elle est notamment l’occasion de rappeler que la dissociation entre l’ordonnateur et le comptable remonte à la Révolution française.

L’objectif de cette fiche est de donner un cadre pour appréhender la fonction Finance. Elle s’avère un outil particulièrement précieux lorsque la fonction Finance est incarnée par des acteurs très variés, notamment dans le temps. En témoigne l’exemple du musée du Quai Branly-Jacques Chirac où l’étude des organigrammes du musée permet ainsi de constater un éclatement de la fonction financière entre 2006 et 2015.

Les enjeux d’un quitus de la Cour des comptes pour un service d’archives : retour d’expérience du Centre national d’art contemporain Georges Pompidou (CNAC-GP)

En 2012, la Cour des comptes a entamé son contrôle périodique des comptes du CNAC-GP, le dernier remontant à 1997. Le quitus a été notifié en octobre 2015. L’absence de contrôle pendant quinze ans et la durée de l’enquête de la Cour des comptes ont eu un impact considérable sur l’activité du service d’archives. Ainsi, en bloquant les éliminations réglementaires, le contrôle a entraîné une saturation rapide des espaces de stockage et un ralentissement de la collecte. Les multiples sollicitations de la Cour ont mobilisé le service et provoqué une dégradation du service rendu aux autres producteurs d’archives de l’établissement. La notification du quitus a permis de relancer les éliminations réglementaires afin de désengorger les espaces, tout en respectant l’instruction DAF/2008/008 relative à la durée d’utilité des documents comptables détenus par les ordonnateurs, qui impose une durée d’utilité administrative de 10 ans à toutes les comptabilités d’ordonnateurs. La révision du tableau de gestion de l’établissement et la mise en place de campagnes de sensibilisation à l’archivage se sont avérées nécessaires à la relance d’une activité normale du service. Cette expérience a permis aux archivistes de mieux connaître les archives financières et les services qui les produisent, ainsi que de montrer l’utilité et l’importance de l’archivage aux services comptables et financiers.

Archives et systèmes d’information financiers

Les interventions conjointes de Françoise Janin (chef du bureau des missions et de la coordination interministérielle au Service interministériel des Archives de France, ministère de la Culture et de la communication) et de Marie Laperdrix (chef du service des Archives économiques et financières, ministère de l’Économie et des finances) ont souligné l’intérêt d’une bonne gestion des archives financières. Plusieurs paramètres sont à prendre en compte. La collecte de ces archives doit prendre en compte la diversité des usages potentiels : réquisitions judiciaires, questions des journalistes, ou enquêtes de la Cour des comptes. En outre, les données financières sont hybrides : on les trouve aujourd’hui au format papier et au format électronique, ces données électroniques pouvant provenir de plateformes structurées telles que celle des marchés publiques ou avoir été produites sous des formats bureautiques. Enfin, dans un contexte administratif mouvant, il est nécessaire de faire preuve de prudence afin de définir qui conserve les données, la multiplication des intervenants entraînant un accroissement du risque de perte de données.

Dans ce contexte, il est important d’évaluer l’impact que peut avoir sur la gestion des archives la mise en œuvre du décret n°2012-1246 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), dont toutes les dispositions sont entrées en vigueur au 1er janvier 2016, avec pour objectif la dématérialisation et la simplification des procédures financières de l’État. La mise en place de la facturation électronique obligatoire à partir de janvier 2017 remet en cause les responsabilités traditionnelles en matière de conservation des factures et autres pièces justificatives et comptables.

Aujourd’hui, la Direction générale des finances publiques (DGFiP) stocke dans son silo d’archivage Atlas les factures dématérialisées (nativement ou suite à un processus de numérisation) des administrations de l’État et des collectivités territoriales transmises au comptable (via Chorus Pro par exemple) à partir de l’exercice 2013. Elles sont destinées à y être conservées pendant la durée d’utilité administrative de 10 ans prévue par l’instruction n°DAF/DPACI/RES/2008/008 du Service interministériel des archives de France. Un accès à ces archives devrait être offert prochainement à l’ordonnateur et à la Chambre des comptes via un outil de recherche et consultation (ORC).

Une réflexion conjointe a été engagée par le SIAF et le MINEFI autour d’une évolution du cadre réglementaire relatif à la conservation des archives financières pour s’adapter à l’évolution des processus engendré par la dématérialisation. Le ministère de l’Économie et des finances pourrait offrir un service d’archivage mutualisé pour les pièces comptables et justificatives sous réserve d’une qualité de numérisation suffisante, et à l’exception des pièces relevant d’une durée d’utilité administrative supérieure à 10 ans (projets de financement européens).

L’exemple du service d’archives du MINEFI souligne l’importance de l’implication du service d’archive dans la mise en place des outils informatiques, notamment dans le travail de modélisation effectué en amont avec les services métiers et les services informatiques afin de gérer un cycle de vie unique des données financières et rationaliser l’archivage des données financières. Les bienfaits de cette coopération sont multiples : crédibilité accrue, sensibilisation à l’archivage et ouverture de nouveaux champs de compétence pour l’archiviste (par exemple, demande de préconisations dans le cadre de la délégation de service public Bloctel).

Enfin, le développement des applications interministérielles soulève la question de l’exercice du contrôle scientifique et technique, prévu par le Code du patrimoine (R212-2 à R212-4), sur ces outils partagés par plusieurs ministères. Cette multiplication des applicatifs interministériels est suivi de près par le Comité et le Délégué interministériel des archives de France.

Le Centre des archives économiques et financières (CAEF) à Savigny-le-Temple

Le ministère de l’Économie et des finances a été autorisé, à titre dérogatoire à conserver ses archives définitives, sous le contrôle scientifique et technique du Service interministériel des archives de France. Elles sont conservées au Centre des archives économiques et financières à Savigny-le-Temple (CAEF), ouvert en 1997, pour recevoir les archives intermédiaires et définitives de l’administration centrale et de ses opérateurs.

Prochaine rencontre du réseau au ministère de l’Economie et des Finances

Les membres du réseau se réuniront le 24 novembre prochain au ministère de l’Economie et des Finances afin de faire le point sur l’actualité, les problématiques abordées lors des ateliers thématiques et de débattre des enjeux de l’archivage des documents financiers des musées.

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Gérer les fonds d’ateliers, apport de l’archivistique à la pratique muséale

Les artistes ou leurs ayant-droits ont parfois la générosité de léguer à nos institutions publiques leurs fonds d’ateliers. Œuvres et objets personnels, outils et matériaux, toiles, pierre et pigments côtoient souvent livres et correspondance, photographies et notes manuscrites. Le fonds d’atelier regroupe donc des éléments divers, archives de toute nature, traces de la vie et de l’activité créatrice de l’artiste, de ses amitiés et de son réseau, de ses références littéraires et philosophiques etc… Le personnel scientifique peut se trouver dans des cas de figure face à ces ensembles, bien différents selon qu’il a pu ou non intervenir en amont, en liaison avec l’artiste ou ses ayant-droits, qu’il a pu à défaut visiter l’atelier ou participer à l’enlèvement du fonds, ou qu’il aborde, après plusieurs années, des archives délaissées ou pire malmenées par des usages peu respectueux de l’ordonnancement initial du fonds. Comme souvent, la méthodologie employée – ou non – au moment de la collecte influe voire conditionne les traitements ultérieurs, de même que les usages successifs qui sont à l’œuvre au fil des années. 

Méthodologie de la collecte

La situation idéale pour l’archiviste est toujours celle qui lui permet d’intervenir directement sur place, dans l’atelier, en liaison avec l’artiste ou un ayant-droit direct, ou encore au moment ou très peu de temps après le décès de l’artiste. Il pourrait ainsi effectuer un relevé systématique de la composition de l’atelier, tous éléments confondus. Mais force est de constater que les conditions sont rarement remplies pour ce faire, quand bien même la décision de legs à une institution est bel et bien confirmée ante mortem. A la respectueuse période de deuil et au délai nécessaire au règlement des affaires s’ajoutent des temps de latence propres à ces situations. Le temps entre le décès, la confirmation puis la réception du legs et enfin la prise en charge effective du fonds d’atelier par l’archiviste peut ainsi être important et constitue un intervalle risqué pour les œuvres comme pour les archives. Cependant si les œuvres sont en général assez rapidement inventoriées, les archives constituent souvent une zone de flou. On note ainsi que le premier acte mentionnant les « papiers et souvenirs, livres, documents, archives personnelles » d’Ossip Zadkine date de 1979, alors que l’artiste a rédigé un acte de donation à son épouse Valentine Prax en 1964 et qu’il est décédé en 1967. Ce n’est qu’à l’occasion de la rédaction de son testament olographe le 18 août 1979 que Valentine Prax les évoque, s’agissant avant tout de préciser que ces éléments devront « être conservés pour le musée » que la Ville de Paris s’est engagée à créer après l’importante donation d’œuvres qu’elle avait consentie dès 1978.

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Prochaine rencontre du réseau aux Arts Décoratifs

Les membres du réseau se réuniront le 26 mai prochain aux Arts Décoratifs afin de faire le point sur les problématiques abordées par les ateliers thématiques, les outils développés par le réseau et d’aborder la question de l’archivage des activités de la médiation culturelle.

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