Archives des expositions passées

Il n’est pas rare de trouver ce type d’intitulé sur les sites Internet des musées, qui référencent ainsi leurs pages dédiées aux expositions. En un clic, il est possible d’accéder à l’entretien filmé du commissaire de l’exposition, aux photographies de la scénographie, à un livret jeu pour les enfants ou encore à un dossier de presse. Dans la pratique, cette entrée unique est loin d’être la règle. Le dossier d’une exposition est dispersée entre ses différents protagonistes et rarement réuni en un seul lieu virtuel ou physique. Comment réussir à concilier respect de l’organisation des services et la nécessaire unité intellectuelle de cet ensemble de documents ?

Le bon déroulement d’une exposition appelle une circulation efficace des informations entre les services. Pour cela, un dossier commun portant l’intitulé de l’exposition [par exemple, 2015_2016_Picasso_expositionanniversaire] sur une ressource partagée accessible à tous favorise le partage des documents dans le temps resserré de l’exposition. Il convient de définir un plan de classement unique afin d’éviter tout doublon ou intitulé de dossier personnel dont l’interprétation s’avère impossible. Il existe un modèle de plan de classement pour les expositions (disponible sur les espaces collaboratifs du réseau dans Bibliothèque > Outils pour l archivage > 00 Ressources documentaires > Exemples de plans de classement). Celui-ci est particulièrement adapté à une logique fonctionnelle (par activités) et non organisationnelle (c’est-à-dire calquée sur l’organigramme de l’institution). Il convient donc d’adopter un plan de classement adapté aux pratiques des services. Cela garantit sa pérennité et son utilisation. De même, l’adoption de règles de nommage communes des documents facilitent toute recherche.

L’organisation du dossier papier obéit aux mêmes règles. Si les contrats de prêt signés sont conservés dans une contrathèque (collection de contrats originaux) tenue par le service juridique, il est préférable de conserver une copie numérique de ceux-ci dans le dossier de l’exposition afin d’en faciliter l’accès et d’en assurer la conservation.

Une fois le dossier clos, il est utile de désigner le service qui a la tâche de procéder à son archivage intermédiaire. Ce ne peut être que le pilote de l’exposition, celui qui détient le dossier maître capable de retracer toute l’histoire d’une exposition de sa genèse à son aboutissement. Le calendrier d’archivage du musée attribue ce rôle au commissaire de l’exposition ou au service en charge de la coordination de l’exposition. Chaque service conserve donc son dossier pendant la durée de l’exposition et en effectue le tri à la fin. Cela évite toute accumulation inutile au sein des services de copies de documents produits par d’autres.

Lorsque le dossier d’exposition est conservé au sein du musée, c’est-à-dire pendant sa durée d’utilité administrative qui est généralement de dix ans, il incombe à l’institution de le communiquer à tout citoyen, qui en fait la demande. Cela ne signifie pas que le dossier est librement communicable dans sa totalité. En effet, la consultation de certains documents n’est possible que par dérogation avant l’expiration des délais prévus par l’article L.213-2 du Code du Patrimoine. Toute information relative à la sécurité des collections est soumise à un délai de communicabilité de 50 ans. Cela concerne les documents suivants : un plan de l’exposition mentionnant l’emplacement des dispositifs de surveillance, les plans des vitrines détaillant leurs modalités d’ouverture ou encore un constat d’état précisant le dispositif d’accrochage d’une œuvre. Toute information relative aux biens des prêteurs privées est également soumise à un délai de 50 ans : listes d’œuvres mentionnant les propriétaires ou la valeur d’assurance d’une collection privée, courriers comportant l’adresse du domicile.

Les milieux universitaires tout comme les musées s’attachent de plus en plus à écrire l’histoire des expositions. Il est donc primordial de mettre en place des procédures d’archivage dès aujourd’hui afin de garantir la transmission de ce patrimoine.

Audrey Clergeau


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